Wie Desk Sharing gelingt
... von Heiko Wruck
RATGEBER
Lassahn/gc. Dass in der Schichtarbeit Arbeitsplätze geteilt werden, ist ein alter Hut. So werden Maschinen an den nächten Mitarbeiter übergeben oder ganze Arbeitsplätze. Manche mit Übergabeprotokoll, manche ohne. Sich den gewohnten Schreibtisch mit einem oder mehreren Kollegen zu teilen, ist nichts jedermanns Sache. Dafür bedarf einer Gewöhnunghsphase sowie klarer Regeln. Außerdem müssen sich die Personen sowie deren Tätigkeiten für das Desk Sharing auch tatsächlich eignen. Deshalb muss Folgendes zuerst geklärt werden:
● Welchen Arbeitsplatz betrifft es?
● Wer eignet sich und warum?
● Welche Tätigkeiten eignen sich?
● Welcher Aufwand muss betrieben werden?
● Wie sieht der konkrete Nutzen aus?
● Wie geht man mit Leistungsspitzen um?
● Was spricht dafür?
● Was spricht dagegen?
Wie lassen sich psychische Belastungen
durch Desk Sharing minimieren?
Hier sind die persönlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter entscheidend. Auch wenn der Schreibtisch nur zeitweilig zur Verfügung steht, braucht jeder Mitarbeiter ausreichend Privatsphäre. Das gilt nicht nur für die Utensilien, die auf dem Schreibtisch stehen. Rückzugsräume und Schallschutzmaßnahmen gehören ebenso dazu wie Schränke für die Mitarbeiter, in denen sie ihre Utensilien zum Feierabend verwahren können. Wer will schon ständig sein halbes Büro mit sich herumschleppen? Bewährt hat sich ein kleines Übergabeprotokoll (Buch, Heft), wenn sich die wechselnden Mitarbeiter nicht persönlich begegnen. Hier können Notizen vermerkt werden, die mit dem Arbeitsplatz zu tun haben (Sauberkeit, Fundsachen, Aufgabenübergaben et cetera). Auch beim Desk Sharing sollten Führungskräfte und Kollegen für die Mitarbeiter gut erreichbar sein. Regelmäßige Pausen und Meetings aller Mitarbeiter des Desk Sharings sowie ein gesunder Arbeitsrhythmus tragen ebenfalls zur psychischen Gesundheit der Beschäftigten bei.
Welche Möglichkeiten zur Beteiligung der
Mitarbeiter gibt es bei der Einführung von Desk Sharing?
Desk Sharing will gut vorbereitet sein, wenn es Erfolg haben soll. Deswegen ist die möglichst frühe Einbindung in die Vorbereitungs- und in die konkrete Planungsphase sehr wichtig. Umfragen und Workshops sowie Feedback-Runden sind ausgezeichnete Werkzeuge, um die Vorbereitung anzugehen. Hier können die Mitarbeiter ihre Empfindungen, Ideen und Bedenken formulieren und gemeinsam Lösungen entwickeln. Diese gemeinsam entwickelten Lösungen können dann in der Planungsphase konkret umgesetzt und getestet werden. In der Testphase können schließlich verschiedene Arbeitsmodelle im Bereich des Desk Sharing spielerisch ausprobiert werden. Der Übergang von der spielerischen Testphase in den festen Arbeitsrhythmus kann gleitend erfolgen, soolte jedoch zielorientiert befristet sein.
Warum sind gleiche Regeln für alle Mitarbeiter wichtig?
Ohne Regeln herrscht Chaos. Ein faires und respektvolles Arbeitsumfeld entsteht aus fairen Regeln, die alle Mitarbeiter an diesem Arbeitsplatz gleichermaßen betreffen. Diese Gleichheit betrifft jedoch nicht nur deren Rechte, sondern auch deren Pflichten. Der Umgang mit gemeinsam genutzten Ressourcen sowie Regeln zur Einhaltung von Hygiene und Sauberkeit sind wichtige Eckpfeiler für das Gelingen eines erfolgreichen Desk Sharings.
Unter welchen Umständen sind Ausnahmen
von den Regelungen zum Desk Sharing sinnvoll?
Ausnahmen sind bei den Regeln zum Desk Sharing immer dann notwenig, wenn besondere Anlässe oder Gegebenheiten vorliegen. Besondere Anlässe, die Ausnahmen von den Regeln erfordern, können zum Beispiel eilige oder wichtige Projekte sein, deren Dringlichkeit sich plötzlich ändert. Besondere Gegebenheiten können zum Beispiel zeitweilige (durch die Rückkehr aus einer Krankheit oder aus einem Unfall) Einschränkungen von Mitarbeitern sein. Oder wenn behinderte Mitarbeiter am Desk Sharing beteiligt sind. Sie haben möglicherweise besondere ergonomische Anforderungen an den geteilten Arbeitsplatz. In jedem Fll sollten die Ausnahmen klar, transparent und präzise kommuniziert werden.
Wie können klare Nutzungsregeln zu Sauberkeit
und Ordnung beim Desk Sharing etabliert werden?
Bewährt haben sich Checklisten, die gut sichtbar angebracht werden müssen. Sie vermitteln die wichtigstens Punkte anhand einfacher, leicht verständlicher Regeln – zum Beispiel, um eine gute Hygiene und Sauberkeit sowie Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Auch Übergabebücher zur namentlichen Protokollierung der Arbeitsplatzübergabe sind gute Instrumente. Regelmäßige Reinigungsintervalle und die Bereitstellung von Reinigungsmaterialien können die Mitarbeiter bei der Einhaltung der Regeln unterstützen.
Welche Anforderungen sollten an die Ergonomie
von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen gestellt werden?
Es sind immer dieselben ergonomischen Anforderungen, die für die jeweiligen Arbeitsplätze gelten. Dabei ist es egal, ob sich ein Arbeitsplatz im Homeoffice oder im Büro befindet. Es spielt auch keine Rolle, ob dieser Arbeitsplatz geteilt wird. Wichtig ist, die Ergonomie muss genau zu dem Menschen passen, der an diesem Arbeitsplatz arbeitet. Deshalb empfiehlt es sich beim Desk Sharing, höhenverstellbare Schreibtische, Pulte und Sitzgelegenheiten zu nutzen. Auch die ergonomischen Vorschriften für Telearbeitsplätze und die Beleuchtungsvorschriften sind einzuhalten. Die Mitarbeiter mussen auch beim Desk Sharing die Möglichkeit haben, ihre Arbeitsplätze individuell einrichten und anpassen zu können.
Welche Anforderungen gelten für hygienesensible
Arbeitsmittel wie Tastatur und Maus?
Ebenso wie die ergonomischen so sind auch die hygienischen Anforderungen dieselben, wie sie für alle anderen vergleichbaren Arbeitsplätze vorliegen. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Arbeitsplatz geteilt wird oder wo er sich befindet. Tastatur, Maus, Schreibtischoberfläche, Griffe, Armlehnen und sonstige Berührungsflächen sollten regelmäßig und zum Feierabend von jedem Mitarbeiter gereinigt und desinfiziert werden. Einweggeräte wie zum Beispiel Tastaturfolien sollten im Sinne der Müllvermeidung vermieden werden.
Warum sind regelmäßige Besprechungen in Präsenz
wichtig für das Gelingen von Desk Sharing?
Teamgeist und ein starkes Wir-Gefühl hängen davon ab, ob sich die Kollegen persönlich begegnen. Die persönliche Begegnung sollte regelmäßig organisiert werden. Hier erfolgt der zwischenmenschliche Austausch intensiver als im Video Call, im Online Meeting oder per Nachrichten-App. Wichtig ist, solche regelmäßigen Präsenztermine vorausschauend zu planen, gut zu strukturieren und zielführend zu moderieren. Gemeinsame Erlebnisse und Aktivitäten (z. B. kleine Erste-Hilfe-Kurse), Workshops und gemeinsame Mittagspausen helfen, den Zusammenhalt zu fördern und das Wir-Gefühl zu stärken. Eine offene und wertschätzende Kommunikation trägt ebenfalls zum Wir-Gefühl bei.
Kontakt:
Heiko.Wruck@t-online.de
______________________________________